Mönchengladbach. Das Thema Datenschutz-Grundverordnung war in den vergangenen Wochen und Monaten in aller Munde. Auch für das Entsorgungsunternehmen Drekopf war dies mit einigen Herausforderungen verbunden. Welche das waren, erläutern Geschäftsführer Thomas Haubrichs und Prokurist Günter März im Interview mit dem Wirtschaftsstandort.

 

Herr Haubrichs, Herr März, zum Portfolio Ihrer Drekopf- Unternehmensgruppe gehört unter anderem auch der Bereich Aktenvernichtung. Ein sensibles Thema, und das nicht erst seit Einführung der neuen Richtlinien bei der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Inwieweit beeinflussen diese Ihre Arbeit?
Thomas Haubrichs: Zunächst einmal muss man festhalten, dass die neuen Richtlinien bereits seit zwei Jahren gelten – Zuwiderhandlungen werden aber erst seit dem 25. Mai 2018 bestraft. Wir stellen jedoch fest, dass es bei unseren Kunden nach wie vor eine große Unsicherheit bezüglich der DSGVO herrscht. Und für uns waren die Neuerungen in der Verordnung mit einem hohen bürokratischen Aufwand verbunden.

 

Inwiefern?
Günter März: Wir als Entsorgungsunternehmen mussten als Grundlage für eine weitere Zusammenarbeit allen Kunden eine entsprechende vertragliche Vereinbarung schicken, in denen die sichere und dokumentierte Vernichtung von Daten schriftlich niedergelegt ist. Dieses zehnseitige Schreiben musste von jedem Kunden unterschrieben und an uns zurückgesandt werden. Liegt das nicht vor, dürfen wir keine Aufträge annehmen.

Thomas Haubrichs: In unserem Fall waren das – und ich weiß die Zahl genau – 3.812 Verträge, die wir rausgeschickt haben. Allein das Porto dafür hat uns über 10.000 Euro gekostet, das hat man auch nicht alle Tage. Außerdem mussten wir eine Anpassung unserer EDV vornehmen, sodass direkt ersichtlich ist, ob wir bei einer Anfrage schon eine vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden haben oder nicht.

 

Viele Unternehmen beklagen sich über die Konsequenzen, die aus der DSGVO erwachsen. Sie auch?

Thomas Haubrichs: Natürlich stellt das für jede Firma einen hohen bürokratischen Aufwand dar. Dazu ist vielen immer noch nicht klar, was sie tun müssen, um die Normen zu erfüllen. Den Vorteil, den wir als Entsorgungsunternehmen nun haben, ist, dass es zum ersten Mal eine klare vertragliche Grundlage zwischen unseren Kunden und uns gibt, auf die man sich im Zweifelsfall beziehen kann. Einige der Probleme, die Unternehmen heute im Zusammenhang mit der DSGVO beklagen, sind allerdings auch hausgemacht: Wie eingangs gesagt, gelten die Richtlinien im Grunde seit zwei Jahren. Aber erst als das Datum, ab dem mögliche Sanktionen fällig werden, näher rückte, haben sich viele Firmen erst damit auseinandergesetzt, was die neue Verordnung besagt.

Günter März: Im Fachverband Akten- und Datenträgervernichtung, in dem wir mit Drekopf Mitglied sind, liefen die Vorbereitungen auf diesen Stichtag schon seit anderthalb Jahren. Juristen haben das Vertragswerk erarbeitet, welches wir nun – mit leichten, an unser Unternehmen angepassten Modifikationen – an unsere Kunden versenden. Hier haben wir uns aber bewusst dafür entschieden, unseren Kunden erst Anfang Mai diesen Jahres und damit rund drei Wochen vor Inkrafttreten der möglichen Sanktionen die neuen Verträge zuzuschicken. Zu diesem Zeitpunkt war die DSGVO in aller Munde, und wir konnten uns sicher sein, dass unsere Post zu diesem Thema die notwendige Aufmerksamkeit bekommt.

 

Neben der Vernichtung von Daten, sei es auf Papier oder in digitaler Form, bietet Drekopf Unternehmen ja auch die Archivierung von Akten an. Daher ist das Thema Datenschutz für Sie doch ohnehin kein neues, oder?
Thomas Haubrichs: Richtig. Bei der Entsorgung sensibler Dokumente müssen sich unsere Kunden darauf verlassen können, dass ihre Unterlagen vertraulich behandelt und zuverlässig vernichtet werden. Mit einer geschlossenen Sicherheitskette und dem Einsatz von qualifiziertem Personal bürgen wir für eine gesetzeskonforme und sichere Vernichtung. Unsere zertifizierten Anlagen werden kontinuierlich geprüft und den jeweils aktuellen gesetzlichen Erfordernissen angepasst. Dabei beschränken wir uns nicht nur auf Papiere. Auch die Vernichtung anderer Datenträger ist bei uns in guten Händen. Der Schutz sensibler Daten erfordert dabei den Einsatz geeigneter verschließbarer Sicherheitsbehälter, die Drekopf Firmen für die interne Sammlung zur Verfügung stellt.

Günter März: Die langen, gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von Geschäftsbüchern, Inventurlisten und Buchungsbelegen auf der einen Seite und der mangelnde Platz für deren Unterbringung lässt immer mehr Unternehmen die Lagerung und Archivverwaltung von Akten einem professionellen Dienstleister wie Drekopf übernehmen. Wir lagern Akten in speziell ausgestatteten, alarm- und brandmeldegesicherten Verschlussräumen. Der Zutritt ist nur dem hauseigenen Lagerpersonal erlaubt. Auf Wunsch können wir einzelne Dokumente per eMail oder Fax, ganze Ordner per Kurier innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung stellen. Alle in der Kunden-EDV erzeugten Daten können in unser elektronisches Archiv übertragen werden. Eine gezielte Verschlagwortung sorgt außerdem für schnellen Zugriff auf gesuchte Dokumente.

 

Mit Thomas Haubrichs und Günter März
sprach Wirtschaftsstandort-Redakteur Jan Finken

 

IM NETZ
www.drekopf.de

 

„Es gibt jetzt erstmals eine klare vertragliche Grundlage“ ist ein Beitrag aus der
August-Ausgabe unseres Magazins Wirtschaftsstandort Mönchengladbach (VÖ 19.08.2018)

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